Resmi kişiler arası iletişimin ana yönleri, standartları ve uygulama alanları. Bu tür etkileşimi kısıtlayan belirli çeşitler ve kurallar. Resmi kişilerarası iletişim, toplum içinde kabul gören ve sohbeti duygusal düzeyde derinleşmeyen ve doğası gereği tamamen bilgilendirici olan yabancılar veya tanıdıklar için kullanılan insanlar arasındaki bir etkileşim türüdür. Genel olarak kabul edilen ve bağlayıcı olan davranış ve görgü kuralları ile sınırlıdır.
Resmi kişilerarası iletişimin tanımı
İletişim, bireyler arasındaki en önemli etkileşim türüdür ve bunlar olmadan varlığı ve kişisel gelişimi hayal etmek çok zordur. İnsan yaşamının her alanında gereklidir. Bir kişinin nerede iletişim kurduğuna bağlı olarak, iki ana tür ayırt edilebilir: resmi ve gayri resmi. Birincisi arasındaki temel fark, bir kişiyi yargılarda sınırlayan ve geçilemeyecek belirli bir çerçeveyi ifade eden birçok farklı tutumun varlığıdır.
Resmi iletişimin bir diğer adı da rol tabanlıdır. Yani, iki kişi arasındaki ilişkiyi ve davranış etiğini düzenleyen toplumda belirli bir rol dikkate alınır. Her bireyin büyüdüğü toplum, o anda içinde bulunduğu koşullar ve kendisine verilen yetkiler hakkında kendine özgü bir izi vardır. Muhatabı ile ilgili olarak bir tür rol oynar ve kendisine karşı uygun bir tutum gerektiren bir pozisyonda bulunur. Bu nedenle formel iletişim biçiminin herkes için belirlenmiş roller dahilinde gerçekleştirildiğini söyleyebiliriz.
Örneğin, bir kişi yüksek bir pozisyonda çalışır ve astıyla patron olarak iletişim kurar ve onun iş görevlerini yerine getirmesini ister. Burada ona saygılı davranmanız ve fikrini sorgulamadan dinlemeniz gerekir. Diyelim ki bir ast bu kişinin yanında yaşıyor ve genellikle onunla çitin yakınında buluşuyor, fideler, hava durumu ve hatta genel boş zamanları tartışıyor. İkinci seçenek, patron ve çalışan rollerinin kaldırıldığı gayri resmi kişiler arası iletişimle sınırlı olacaktır. Bu maskeler olmadan, konuşmada tamamen eşittirler.
Bu nedenle, resmi kişilerarası iletişimin, bir dizi bürokratik faktörden etkilenen iş ilişkilerini düzenlediği iddia edilebilir. Çok sınırlıdır ve uyulması gereken bir dizi kural ve düzenlemeye ve kabul edilmiş standartlara uyar.
Gayri resmi iletişimden farklılıklar
İletişim oldukça çok yönlü bir süreçtir ve her durumda benzer olandan farklıdır, bu nedenle bazı nüansların vurgulanması gerekir. Toplumda en sık kullanılan iki etkileşim türü arasındaki temel farkları temsil ederler. Resmi iletişimin özelliklerini göz önünde bulundurun:
- Hedef … Ne olursa olsun, her resmi konuşmanın, iletişimin indirgendiği belirli bir amacı vardır. Yani ya bir kişiden bazı yararlı bilgiler almak isterler ya da onun için önemli bir şey iletmeleri gerekir. Her iki durumda da, konuşma bu hedeflerle sınırlıdır ve diğer yönlere taşınmamalıdır. Resmi bir konuşmanın yürütüldüğü belirli bir amacı yoksa, artık böyle adlandırılamaz. Resmi iletişim, iş ihtiyaçlarını karşıladıkları veya günlük sorunları çözdükleri bir araçtır. Böyle bir konuşmanın sonucuna ihtiyaç yoksa, ortaya bile çıkmaz. Bu nedenle amaç, resmi kişilerarası iletişimin en önemli özelliğidir.
- İçerik … İnsanların resmi bir konuşma sırasında ne hakkında konuştukları da büyük bir rol oynar. Bu, bir veya iki muhatap için bazı çalışma noktalarını netleştiren açık bir konuşma olmalıdır. Spesifik amaca bağlı olarak, içeriği işle veya insanların içinde bulunduğu ilişkilerle ilgili olmalıdır. Tartışma, çalışmanın belirli yönlerini kapsamalıdır. Sorular özlü, cevaplar kısa ve anlamlı. Parlak mizah veya diğer belirgin şekilde aydınlatıcı koşullar için yer yoktur. Muhataplardan biri veya tümü için mümkün olduğunca faydalı olması gereken, istisnai derecede kuru bilgilendirici konuşma.
- Durum … Resmi kişiler arası iletişimde mutlaka dikkate alınır. Bir kişi muhatap rolünü ayırt etmeli ve anlamalı ve buna bağlı olarak kendi statüsünü eşitleyerek tutumunu oluşturmalıdır. Genel kabul görmüş davranış kuralları, iletişim etiği ve çalışma ilişkileri tarafından yönetilir. Yani, kişinin kendi fikrini ifade etmesine izin vermeyen, ancak gerekli bilgi veya hizmeti almak için sadece bir maske görevi gören saygılı ve nazik bir muamele zorunludur.
- duygusallık … Resmi ve gayri resmi kişilerarası iletişim türleri arasındaki en önemli farklardan biri, konuşmadaki duygusal bileşendir. Birincisi için, bu tamamen karakteristik değildir. Yüz ifadelerinin ifadesi veya bir kişiye veya başka bir faktöre karşı öznel tutumunuzun sözlerinin yardımıyla resmi iletişimde kesinlikle kabul edilemez.
Resmi iletişim çeşitleri ve özellikleri
Resmi iletişim oldukça monotondur ve şu veya bu biçimdeki belirli farklılıkları vurgulamak nadirdir. Çoğu zaman kapsama göre sınıflandırılır. Kişinin kiminle etkileşime girdiğine ve belirli bir konuşmadan ne elde etmek istediğine bağlı olarak, üç tür resmi iletişim ayırt edilebilir.
Rol yapma oyunu
Bu aslında kuralları koşullar tarafından belirlenen iletişimdir. Bu özel anda, bir kişi rolünü oynar ve bununla ilgili olarak başkalarıyla etkileşimleri kurulur.
Örneğin, bir kadın bir güzellik uzmanı veya danışman ise ve iş yerinde bir müşteriyle iletişim kuruyorsa, profesyonel bir dil kullanacak, kibar, nazik olacak, gülümseyecek ve işini yapacaktır. Muhataptan pek hoşlanmasa da oyunculuk rolüyle buna mecbur olduğu için gülümsemeye ve arkadaşça görünmeye zorlanır.
Rol temelli iletişim, son derece istenmeyen durumlarda duygusal tepkilerin savunmasında kalacak şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca, insanlarla (örneğin müşteriler) etkileşim kurmak için uygun bir şablon oluşturarak iyi profesyonel sonuçlar elde edebilirsiniz.
Samimi ve misafirperver bir tutum, salon / mağaza / marketin katılımını etkileyecek ve pazarlama performansını artıracaktır. Dolayısıyla rol temelli resmi iletişimin, yetenekli ellerde kendi hedeflerinize ulaşmak için güçlü bir araca dönüşen benzersiz bir araç olduğunu söyleyebiliriz.
İşletme
Bu tür resmi iletişim, ortak bir nedenle ilgili gerçeklerin titiz bir tartışmasından oluşur. Sadece muhatap ile iletilmesi gereken kuru veriler kullanılır. İş iletişiminin amacı her zaman aynıdır - aynı alanda çalışan diğer insanlarla etkileşime girerek elde edilen maddi veya profesyonel fayda. Çoğu zaman, iş iletişimi, tarafların ilgisini çeken tüm soruların özlü ve noktadan noktaya dağıtıldığı müzakereler şeklinde sunulur. Aslında, onların yardımıyla ayrıntılı bir bilgilendirme yapılır. Veriler bir kişiden diğerine aktarılırken, her teklifin önem ve değerinin sınırlarına mümkün olduğunca sıkıştırılır. Örneğin, bir kişi büyük bir şirkette çalışıyor ve astlarına yeni bir proje hakkında talimat vermelidir. Yani, iş dilinde, bu gibi durumlarda sağlanan her şeyi açıklayacaktır. Düşüncelerin sunumu mümkün olduğunca özlüdür, karşılaştırmalar ve komik aralar tipik değildir.
fonksiyonel
Rutin yaşamda ihtiyaçlarını karşılamak ve insanlarla minimum etkileşimde bulunmak için kullanılır. Yani, her bir durumda kendi işlevi vardır. Gerçekleşir gerçekleşmez bu kişiyle iletişim durur.
Aynı zamanda, muhatapların eşitliğini belirleyen belirli bir durum yoktur. Önceden planlanmış gelecekteki toplantıların olasılığı da hariç tutulmuştur.
En çarpıcı örnek, asansörde ikinci bir konuşma olabilir "Hangi kattasın?" veya otobüste "Geçin, lütfen, ücret için." Aynı zamanda, bu kişinin kim olduğu, statüsünün daha yüksek veya daha düşük olduğu hiç önemli değil. O her zaman sadece bir yoldan geçen olarak kalacaktır.
Yalnızca genel görgü kuralları ve yabancılarla davranış kuralları, işlevsel resmi iletişimi düzenler. Böyle ikinci bir konuşmada bile muhatapları arasındaki mesafeyi korur ve nezaket ve nezaketten paylarını alırlar.
Resmi iletişimin temel kuralları
Yukarıda belirtildiği gibi, kurallar resmi iletişimin temelidir. Varsayılan olarak, konuşmadaki tüm katılımcıların onlara aşina olduğu ve onlara eşit şekilde bağlı olduğu varsayılır.
Özellikleri biraz daha spesifik hale getirmek için resmi iletişim için birkaç temel kural vardır:
- Mesafe … Muhataplar arasında hem fiziksel hem de psikolojik mesafe olmalıdır. Yani, ruha giremez, kişisel şeyler hakkında soru soramaz veya daha yakın iletişim seviyelerine gidemezsiniz. Konuşma tek yönde akmalı ve ana konunun ötesine geçmemelidir. Böyle resmi bir konuşma sırasında muhatabın kendisini rahat açmayabileceği ve bunun istenmeyen bir tepkiye yol açabileceği veya olumsuz izlenimlere yol açabileceği akılda tutulmalıdır. Ve bu en azından görüntüyü bozacaktır.
- Pragmatik … Resmi bir konuşma yaparken, amacını daima hatırlamalısınız. Konudan sapamazsınız veya doğrudan cevaplardan kaçınamazsınız. Böyle bir konuşma son derece bilgilendirici ve destekleyicidir, bu nedenle mümkün olduğunca kısa ve pragmatik olmalıdır. Konuşmayı kasıtlı olarak uzatmamalı veya dalgınlık göstermemelisiniz.
- Odak … Resmi kişiler arası iletişim için konuşma tek yönlüdür. Yani konuşma belirli bir yönde ilerler ve diğer konulara değinmez. İletişimin doğası amacından iletilir ve elde edilir edilmez konuşmaya devam etme ihtiyacı kendiliğinden ortadan kalkar.
- duygusal abluka … Resmi kişilerarası iletişim, duygu düzeyini etkilemez. Yani, insanlar muhatap davranışını analiz ederek izlenimlerini değerlendirmeye bile yaklaşmazlar. Ayrıca, profesyonel kaba mizahı veya saniye maliyetlerini hesaba katmazsanız, konuşmada duygusallık yoktur.
Resmi iletişimden gayri resmi iletişime nasıl geçilir?
Öncelikle bunu neden yapmanız gerektiğini kendiniz bulmanız ve belirlemeniz gerekir. Bazı durumlarda, resmi iletişim, başkalarıyla çok fazla iletişim kurmak zorunda kalan bu mesleklerdeki insanların insani duygularını korumak için tasarlanmıştır. Bu, iç dünyanızı istemeden işgal edebilecek yabancılardan korumak için bir tür maskedir. Ancak bazı durumlarda, böyle bir geçiş basitçe gereklidir. Bunun için birkaç yönü gözlemlemek önemlidir:
- Mütekabiliyet … Tek taraftan informal iletişime geçmek mümkün değildir. Bu mutlaka karşılıklı rıza ve amaçlı davranış ve eylemlerin eşlik ettiği karşılıklı bir süreçtir. Yani muhatap da böyle bir geçişle ilgilenmeli veya en azından umursamamalıdır.
- kademelilik … Doğal olarak, resmi düzeyde uzun süreli bir iletişimden sonra, güzel bir anda bir kişiye yaklaşmak, omzuna tokat atmak ve en iyi arkadaş gibi konuşmak imkansızdır. Bu zaman alır veya belki de böyle bir sonuca güvenmemelisiniz. Yavaş yavaş küçük sorularla, diğer kişinin hayatına yarı görgü ve yarı gerçek ilgi olan kibar ifadelerle başlamalısınız.
- Mizah … İşin garibi, ancak gayri resmi iletişim yolunda ilk, olumlu bir tutuma ve birlikte gülme fırsatına yardımcı olacaktır. Birçok kişiye komik veya komik gelebilecek küçük çalışma anlarıyla başlamalısınız. Bir kişi mizah yardımıyla iletişim kurarsa, şüphesiz gayri resmi iletişim kurma şansı vardır.
- Öncelik … Birçok kişi, konuşmaların ticari değerini kaybetme riski nedeniyle kayıt dışılığa geçişi sevmeyebilir. Yani, bir kişiyle uzun süre sadece zorunluluktan iletişim kurduysanız, o şekilde başlamanız gerekir. İlk önce resmi iletişim için tüm çalışma anlarını ve hedeflerini öğrenmeli ve ardından "uzlaşma" ya geçmelisiniz.
Resmi iletişim nedir - videoyu izleyin:
Hem resmi hem de gayri resmi iletişimin kendi uygulama alanları vardır. Farklı kategorilerdeki insanlar arasındaki etkileşim için başarılı bir araç olarak hizmet ederler ve işlerini iyi yaparlar. Resmi iletişim, hayatınıza girmesine izin vermek istemediğiniz, ancak yine de onlarla etkileşime geçmek zorunda olduğunuz insanlarla günlük ve iş anlarını çözmek için tasarlanmıştır. Eylemde görgü kurallarını temsil eder ve her bireyin eğitim seviyesini gösterir.
